Ondernemingsvorm

Een coöperatie is eigenlijk een vereniging met een vast doel die met d’r – een coöperatie is een dame – eigen leden overeenkomsten sluit. En last but not least, ze drijft een onderneming. Een voorbeeld van een bekende coöperatie is de Rabobank, maar bijvoorbeeld ook tandartsen ondernemen vanuit een coöperatie.

Daarmee lijkt ze een beetje op een BV. Net als de BV is de coöperatie een rechtspersoon met een eigen vermogen. Dus als de coöperatie door een schuldeiser wordt aangesproken, dan blijven de leden buiten schot.

Wat wel kan, is de aansprakelijkheid van de leden regelen als de coöperatie wordt beëindigd. Zo zijn bijvoorbeeld de Rabobankleden verplicht bij te dragen in het tekort tot een in de statuten vermeld niveau, de zogeheten beperkte aansprakelijkheid (BA).

Hoe kom je d’r aan?

Heel simpel, je gaat met z’n tweetjes – dat kunnen bijvoorbeeld ook 2 BV’s zijn – naar de notaris (ja dat moet) en je richt de coöperatie op. Je hoeft geen geld te storten of zo en je wordt ook niet gescreend door Justitie. Simple as that.

De organisatie

Net als een gewone vereniging heeft de coöperatie leden en een bestuur. De algemene ledenvergadering is een het belangrijk orgaan van de coöperatie. Zo kunnen de leden onder andere bestuursleden ontslaan of benoemen.

Je kan je lidmaatschap niet zomaar overdragen. Gelukkig maar, want anders zou het een onoverzichtelijk zooitje worden. Wel kan je als lid je lidmaatschap opzeggen. Dat kan wel es vervelend zijn voor de bedrijfsvoering en daarom zie je vaak dat in de statuten is geregeld hoe en wanneer je kan opzeggen.

Het bedrijf

De coöperatie moet een bedrijf uitoefenen, want ze moet, zoals dat zo mooi heet “in bepaalde stoffelijke behoeften van leden voorzien”. Het maakt niet uit wat voor bedrijf. Vaak zie je allerlei inkoopcoöperaties waar leden goederen of diensten kunnen aanschaffen tegen een gunstiger prijs. Want hoe meer, hoe goedkoper toch?

Fiscaal

Een coöperatie is belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Over de winst betaalt ze belasting. Anders dan bij de BV kan een winstuitkering aan de leden, de zogeheten verlengstukwinst, als kosten aftrekbaar zijn. (Er zijn wel voorwaarden aan verbonden en als je wilt weten hoe of wat, dan moet je me maar es bellen voor een afspraak ). Bij de leden-natuurlijke personen is de uitkering belast.

Waar ik in de praktijk wel tegen aanloop is dat de fiscus zich nog al eens op het standpunt stelt dat de leden-natuurlijke personen eigenlijk geen ondernemers zijn. Het merkt de werkzaamheden bij de coöperatie aan als loondienst of hoogstens aan als opdracht. Daarom raad ik aan om van te voren de coöperatie aan de Belastingdienst voor te leggen en zekerheid te vragen over de gewenste fiscale gevolgen.

Dus

Overweeg je om te gaan samenwerken, dan is de coöperatie een goed alternatief voor de BV of de VOF. Wel effe checken bij een deskundige of dat inderdaad zo is.

Wat is een adviseur?

Een adviseur is volgens mij niks minder en niks meer dan iemand die raad geeft. Dat raad geven hangt tuurlijk af van degene die advies zoekt. Als je wilt weten hoe diep je je bollen moet ingraven, vraag je advies aan een tuinman en niet aan een militair. Die laatste kan je wel adviseren hoe diep je een mijn moet ingraven.

Wanneer heb je een adviseur nodig?

Als je een vraag hebt, waar je zelf het antwoord niet op hebt, zoek je iemand die jou het goede antwoord geeft. Of als je een probleem hebt dat je zelf niet kan oplossen, zoek je iemand die voor jou de oplossing aandraagt. Vaak weet je zelf wel wanneer je wat voor soort advies je nodig hebt en bij wie je dat kan halen.

De adviseur “geeft raad”

Stel je bent bij een adviseur en je legt hem (of haar, who cares) je probleem voor. Vervolgens legt hij 4 oplossingen aan je voor en jij moet er 1 uitkiezen. Ben je dan geholpen? Heeft ie je raad gegeven of heeft ie je een keuze geboden?

Is het een goed advies?

Waarom krijg je 4 adviezen voor 1 probleem? Heeft het te maken met de “I-sue-your-ass-cultuur”? Bang als de adviseur is om een verkeerd advies te geven, geeft ie maar zoveel mogelijk alternatieven en als jij verkeerd kiest, is het je eigen schuld.

Dat de adviseur alle mogelijkheden onderzoekt is natuurlijk prima. Dat ie vervolgens aan jou laat zien dat ie goed voor je aan de slag is gegaan is ook prima. Maar daarna verwacht je toch dat hij dé oplossing aandraagt voor jouw probleem? Nadat hij de alternatieven heeft uitgelegd en waarom ze naast die ene het net niet zijn, omdat ze niet volledig jouw probleem oplossen. Dan denk je toch, ja, ik had een probleem en dankzij mijn adviseur heb ik de oplossing.

Maar toch…

… zie ik maar weinig adviseurs die duidelijk zeggen “doe dit en doe dat”. Maar is het toch meer van “je kan dit doen, of dat, of zus of zo”.

Ik denk dat het een kwestie van onzekerheid is. Vaak geven adviseurs meerdere adviezen voor 1 probleem om uit te sluiten dat ze dingen over het hoofd zien. Hiermee voorkomen ze dat ze achteraf het verwijt krijgen “Door jouw advies zit ik nu met een tuin vol Barbapapa’s in plaats bloemen. Wist ik veel dat het geen tulpenbollen waren maar Barbapapazaden. Dat had je effe moeten checken.”

Dus wat is een goed adviseur?

Ik denk niet dat die vraag eenduidig is te beantwoorden. Ikzelf vind dat als ik iemand de weg vraag naar een pannenkoekenrestaurant, dan wil ik niet horen dat linksaf “leidt naar “pannenkoeken- en poffertjestent Weinig voor veel”, rechtsaf naar “American pancake house Annie Rexia” en 400m verderop vind je “Pannenkoekenhuis ‘t Schompes vreten”. Nee, diegene die mij de weg gaat wijzen, denkt ook, “D’r zijn er 3, welke zou ie bedoelen, laat ik maar es vragen wat ie precies wil”. Als ik dan zeg “Ik wil me helemaal kotsmisselijk vreten” stuurt hij mij vervolgens linea recta naar ‘t Schompes.

Als een adviseur goede vragen stelt, goed het probleem blootlegt, maar vooral goed luistert en doorvraagt, waardoor niet alleen het topje van de ijsberg zichtbaar wordt, maar ook juist de grote voet die onder het wateroppervlak schuilt, dan pas kan hij een goed advies geven. En dan is het niet nodig om meerdere alternatieven te bieden, omdat die net niet de goede oplossing bieden.

Adviseren is durven

Ik weet het, het is soms moeilijk om eenduidig te adviseren, gewoon omdat je niet altijd alles weet. Daarom is het belangrijk om altijd in contact te blijven met je relaties en hun markt, zodat je weet wat er speelt als ze bij je komen voor advies. En dan nog… en ach, durf gewoon eens te zeggen “doe dit en doe dat”.

Hoe zit het ook al weer met dat kerstpakket?

Welke fiscale regeltjes gelden er eigenlijk voor het verstrekken van een kerstpakket? Je kan te maken hebben met de werkkostenregeling, maar als je daar nog niet voor hebt gekozen, geldt nog de oude regeling van vóór 2011.

Kerstpakket in de oude regeling

Tot € 70 (incl. BTW) per jaar kan je aan je werknemers belastingvrij een kerstpakket geven (dat zijn helaas toch vaak van die hartstikke-bedankt-fijne-baas-ik-vind-stiereballenpaté-toch-lekker-pakketten). Je betaalt als werkgever enkel nog 20% eindheffing over de waarde van het pakket.

Wil je een beetje goeie sier maken bij je werknemers, dan geef je ze een duurder kerstpakket (als doekje voor het bloeden, want extra loon kan vanwege de crisis natuurlijk niet en jouw bonus heb je al uitgegeven). Over het meerdere betaal je dan wel belasting tegen het voor de werknemer geldende tarief. Maar let op, het pakket mag niet meer kosten dan € 136 en bij elkaar mag je dit jaar niet meer dan € 272 aan cadeaus hebben gegeven.

Kerstpakket in de werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling is het kerstpakket enkel onbelast als het binnen de vrije ruimte van 1,4% van de loonsom past. Red je dat niet, dan is de heerlijke mix voor pizzabodem & ciabatta en de vurrukkullukke cocktailzilveruitjes belast tegen 80% eindheffing.

BTW?

Je kan de BTW op zo’n kerstpakket terugvragen, voor zover je dit jaar niet meer dan € 227 aan je werknemer cadeau hebt gedaan. Anders is het dikke pech en kan je enkel de BTW nog als kosten aftrekken van je winst.

… just like the ones I use to know

Maar hé, laat eerst Sint en Piet hun ding doen, voordat we die vrolijke Finse dikkerd van z’n slee trekken om te kijken wat voor kerstpakketten hij zo al heeft meegebracht.

Artikel 119

Vanaf 1 januari 2012 staat bij artikel 119: Vervallen. Is dat dan leuk, dat dat artikel is vervallen? Nou, lachen juist, want straks kun je zonder tussenkomst van de rechter huwelijkse voorwaarden opmaken of wijzigen.

Huwelijkse voorwaarden, hoezo?

Een beetje bijdehante ondernemer, zeker als hij een eenmanszaak drijft, wil toch niet dat als hij het in de zaak verkloot heeft dat zijn zakelijke schuldeisers er met de privé-poen van hem én zijn lieve vrouwtje door gaan. Of als hij het in privé verkloot heeft dat zijn nog steeds lieve vrouwtje met de helft van zijn hard verdiende centjes er van door gaat.

(Natuurlijk gaat het hier om  de man, want een vrouw verkloot nooit iets, toch ?)

Daarnaast is het ook handig als je aan een tweede leg begint, of om het familiekapitaal te beschermen. Check verder bijvoorbeeld de site van Jansen & van Commenee notarissen, die geven 10 redenen om huwelijkse voorwaarden op te maken.

Hoe dan vanaf 1 januari 2012?

Elke ondernemer met een eenmanszaak die een lief vrouwtje thuis heeft zitten en getrouwd is in gemeenschap van goederen, gaat op 2 januari a.s. als een speer naar de notaris om alsnog huwelijkse voorwaarden op te maken.

Of als je ze al hebt, kan je ook bij de notaris langs om een deel van je vermogen gemeenschappelijk te maken.

Het kost wel wat, maar voor een paar honderd euri investering bespaar je miscchien wel een paar ton ellende.

Waarom zou je de huwelijkse voorwaarden moeten wijzigen of aangaan?

Straks kun je de ene dag huwelijkse voorwaarden opstellen en de volgende weer wijzigen. Het is dus een leuk estate planningsdingetje (ook voor de adviseurs, ketjiiing!)

Het kan bijvoorbeeld een bek erfbelasting besparen om vlak voordat je denkt dat je naar een liveconcert van Elvis Presley gaat, om nog ff gauw je huwelijkse voorwaarden (deels) om te zetten in een gemeenschap van goederen.

En als je getrouwd bent in gemeenschap van goederen, kan je zonder overdrachtsbelasting de eigen woning toedelen aan je lieve vrouwtje.

Maar…

Denk er goed over na, want het maken van huwelijkse voorwaarden leidt wel tot verplichtingen (bijvoorbeeld jaarlijkse verrekeningen) en heeft verregaande juridische en fiscale gevolgen. Laat je daarom bijstaan door een goeie notaris en fiscalist.

Het zijn lastige tijden voor velen. Ik zie de problemen en ik zie nog niemand met oplossingen komen. Ik zelf weet het ook niet. ‘Hoe toch deze?’ zou mijn moeder zeggen.

Ook verleden week, maar dan vrijdag, schreef columnist Jerry Goossens een treffend stuk over de onmacht en onwil om de wereldwijde crisis, die behalve een economische crisis vooral een sociale crisis is, aan te pakken. Ik wil jullie zijn column “Bea’s schamele fooi van acht eurotonnetjes” niet onthouden en daarom citeer ik het integraal hieronder.

In de ogen van de graaibankiers en de vandaalspeculanten die de wereldeconomie in permanente gijzeling houden, moet koningin Beatrix een beklagenswaardig vrouwtje zijn. Het arme mens verdient op jaarbasis een schamele fooi van acht eurotonnetjes, een bedrag waar ze op Wall Street hun nest niet voor uit komen. Bea krijgt geen bonus, geen opties, geen gouden handdruk bij abdicatie, helemaal niks. En dan willen die droevige loonslaven van een parlementariërs de koningin ook nog op die sneue toelage korten. Terwijl elke poging om de beloningen in de financiële sector te matigen tot nu toe zijn beantwoord met een gemanicuurde  middelvinger, geaffecteerd hoongelach en ploppende champagnekurken. Op de bovenste verdiepingen van hun spiegelpaleizen in Manhattan, de Londense City en op de Zuidas haalt men nuffig de neus op voor volksvertegenwoordigers en het gepeupel dat hen gekozen heeft. Bij voorkeur betalen ze, net als Beatrix, geen belasting. Wat ze er uiteraard niet van weerhoudt een greep in de staatskas te doen als dat een faillissement kan voorkomen. Wie ‘too big to fail’ is, vreet onbekommerd alle walletjes kaal. De CEO’s en CFO’s, of welke functietitel ze ook hanteren, zijn de absolute vorsten van deze tijd. Zonnekoningen. Beatrix en haar constitutionele collegaatjes steken er tamelijk bleek bij af. Een wat al te gechargeerd beeld waar vast ‘t een ander op af is te dingen, maar vooralsnog verzamelen de nieuwe revolutionairen zich niet, als gebruikelijk, bij paleizen of regeringsgebouwen, maar bij dé kathedraal van het grootkapitaal: Wall Street. De Occupy(bezet) Wall Street-beweging heeft geen leiders of manifest en toch verspreidt ze zich in rap tempo over Amerika en de rest van de wereld. Voor morgen staan er manifestaties gepland in zowel Amsterdam (op het Beursplein) als in Utrecht en Den Haag. Grote kans dat daar alleen gestaalde vakbondskaders en beroepsactivisten met dreadlocks, halve liters budgetbier en honden aan een touwtje op afkomen, want als Amerika als Nederland was geweest waren ze in New York vast ook thuisgebleven. Daar staat tegenover dat er maar één Bastille was en iedere stad minstens één bank heeft. Voor de zekerheid tóch de rolluiken maar naar beneden doen.

Bron: Algemeen Dagblad, 14-10-2011

Beter neem je een smartphone

Effe de boel opfrissen:  onder de werkkostenregeling is een ter beschikking gestelde computer alleen onbelast te vergoeden of te verstrekken als deze op de werkplek blijft en ook nog eens voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Een smartphone, zoals een iPhone of een BlackBerry, bevatten ook eigenschappen van een computer. Voor deze apparaten geldt dat ze vrij mogen worden verstrekt als ze voor minstens 10% zakelijk wordt gebruikt. Beter neem je dus een smartphone, want een ‘mobiel communicatiemiddel’ is dus fiscaal aantrekkelijker dan een computer.

Een iPhone is nog geen pc…

In zijn besluit gaat Weekers nog wat dieper in op het onderscheid tussen een mobiele pokkie en een computer. BlackBerry’s, Galaxy’s of  iPhones behoren dus tot ‘mobiele communicatiemiddelen’. Alleen gaat de Belastingdienst er bij deze smartphones nu vanuit dat ze een beeldschermdiagonaal hebben van niet meer dan 7 inch (hé fiscus, waarom gebruik je het imperiale stelsel, wat is er mis met ons metrieke stelsel?). Omdat vergeleken met computers het beeldscherm en de invoermogelijkheden beperkt zijn, kan je ze niet net als computers langdurig gebruiken. Waar Weekers die wijsheid vandaan haalt weet ik niet, maar bijvoorbeeld mijn dochter staat met d’r BB op en gaat er mee naar bed, en zij is, weet ik uit ervaring, geen uitzondering.

En zo’n iPad dan?

Pocket-PC’s (ook wel tablet-pc’s, zoals iPad, Galaxy Tab) , mini-notebooks, e-readers en navigatie-apparatuur vallen volgens hetzelfde besluit niet onder het begrip ‘communicatiemiddelen’. Die dingen vallen dus onder minder voordelige regeling voor computers. Als werkgever heb je natuurlijk wel de vrijheid om aannemelijk te maken dat een tablet-pc, zoals een iPad of Galaxy Tab, die in de regel toch een groter beeldscherm heeft dan 7 inch echt wel een communicatiemiddel is.

Ach, voor je het weet, heeft de voortrazende techniek het voortschrijdende – lees slakkegang -inzicht al weer lang ingehaald en komt er weer een nieuw besluit. De gadgets maken het leven zoveel leuker, de fiscus maakt het zoveel moeilijker …

Belastingvrij terugbetalen

Als je zelf ook zo’n BV hebt, moet je es bekijken of de bankrekening van de BV ook enkele tonnen bedraagt. Dan zou het zo maar kunnen dat je jezelf een onbelaste traktatie cadeau kan doen. Kapitaal wat je namelijk zelf op je aandelen hebt gestort (in dit geval in de vorm van je eigen onderneming die je destijds ‘geruisloos’ hebt ingebracht), kan je onbelast aan jezelf terugbetalen.

Let op!

D’r zitten wel wat haken en ogen aan zo’n terugbetaling, wil je het belastingvrij houden. De terugbetaling is pas onbelast als:

• deze niet meer dan het bedrag van de verkrijgingsprijs bedraagt;
• je van tevoren in een algemene vergadering van aandeelhouders hebt besloten dat je wilt terugbetalen én
• de nominale waarde van de aandelen is bij statutenwijziging met een gelijk bedrag verminderd.

Doe het goed

Voor die laatste stap moet je bij de notaris langs. Ga je al voor de afronding van de werkzaamheden van de notaris over tot terugbetaling, dan trekt de fiscus een kous over je kop. Dan heb je het verkeerd gedaan en moet je toch belasting betalen. Daarom moet je ook altijd eerst effe je belastingadviseur (of als je die niet hebt, mij) checken, voordat je kapitaal aan jezelf gaat terugbetalen.

De redenen waarom ik overstapte kun je hier lezen. In deze blog vertel ik wat over mijn ervaringen met Gmail.

De hele boel overzetten

Voor het omzetten van de Exchange omgeving naar Google heb ik deskundige hulp gehad van Ronald van Vugt van Netwell Consultancy en mijn mattie en websitehost Mario Olivier van Oil4. Zonder hun vooral technische hulp had ik het denk ik een lastige klus gevonden. Zij hebben er voor gezorgd dat mijn e-mail, agendavermeldingen en contactgegevens van de Microsoft Exchange Server werden gemigreerd naar Google Apps. Hoe dat allemaal moet, kun je hier checken.

Toch best een kutklus

Nadat Ronald en Mario zeg maar het ‘technische overzetten’ hebben geregeld, moest ik zelf ook aan de slag. Ik moest al mijn mails via ‘selecteren’ en ‘slepen’ verplaatsen van Exchange naar Gmail, het mailprogramma van Google. Dat was niet zo moeilijk, want dat kon gewoon in Outlook. Ronald had daar een map gemaakt voor Gmail.

Zo had de ik de gewoonte om al mijn e-mails op te slaan in aparte mapjes, zoals voor relaties, leveranciers etc. dat waren er een kleine 200. Die mappen stonden dus op mijn lokale harde schijf. Al die mappen met e-mails moesten ook worden verplaatst naar Gmail. Nu is mijn Asus A6000 laptop zeg maar niet meer de snelste. Als ik alle mappen in een keer wilde verplaatsen, dan liep ie stee vast (leuk hè zo’n modermisme). Dus ik moest elke map apart slepen naar m’n Gmail-map. Dat duurde natuurlijk allejezus lang en zo werd het toch nog een kutklus.

Contactpersonen syncen

Met Gmail kon ik al aardig uit de voeten, want ik gebruikte het ook al voor privé-mails. Maar zakelijk wilde ik er toch meer uithalen, zeker ook omdat ook mijn uitgebreide verzameling contactpersonen was overgezet. Daar moet ik wel een kanttekeningetje bij plaatsen. Ik had gehoopt dat mijn contactpersonen net zo eenvoudig waren te synchroniseren met me Eipokkie als mijn agenda. Dat kan inderdaad, maar – die beruchte maar -daar heb ik een Outlook Exchange account voor nodig en die had ik juist d’r uit gegooid. Nu kan het ook wel, maar dan niet automatisch. Ik moet via iTunes en een kabel tussen m’pc en telefoon syncen. Da’s wat minder.

Afijn, in Outlook kon ik in mijn e-mails ook meteen alle socialemediastatussen zien van de contactpersonen met wie ik mailde. Dat wilde ik ook in Gmail. En daarvoor had ik een leuke app geïnstalleerd: Rapportive, die min of meer hetzelfde doet, reuze handige app vind ik.

Geen mappen meer

Het belangrijkste verschil is dat ik in Gmail niet meer hoef te werken met mappen en submappen. E-mails ‘label’ je (met 1 of meer), waardoor je ze eigenlijk opbergt in categorieën. Als ik een bepaalde mail zoek, check ik bij de labels. Zit ie d’r niet tussen, dan ga ik zoeken op bijvoorbeeld de relatienaam, of een onderwerp en binnen no time verschijnt er een lijst met mails waarin die zoekcriteria te vinden zijn. Ook erg handig vind ik.

Sjablone pleite

Wat ik wel klote vond en dat is een gevolg van het verplaatsen van mijn mails naar Gmail, is dat de gesjabloneerde e-mailopmaak was verdwenen. dat betekende dat ik opnieuw e-mailsjablonen moest maken. Gelukkig, na effe koekelen vond ik dankzij Knol de oplossing en die was achteraf lekker simpel.

Dus

Na een maandje wil ik eigenlijk niets anders dan Gmail. Het bevalt me prima en elke keer ontdek ik iets nieuws. Een volgende blog wijd ik aan het gebruik van Google Docs.

Het doel van de regeling was om vooral (jonge) gezinnen die het anders niet zouden kunnen betalen, in staat te stellen een pc te kopen. Kinderen konden dan eventueel voor school thuis gebruik maken van een pc met internet.

Een ander doel was het terugdringen van files door woon-werkverkeer, door steeds meer mensen in de gelegenheid te stellen thuis te werken, achter hun eigen pc.

Ik hoef je niet te vertellen dat de pc-privé-regeling een gigantisch succes was, precies wat de overheid nastreefde. En dat was nu juist het verneukeratieve. Omdat het succesvol was en dus kostbaar, heeft diezelfde overheid de regeling de nek omgedraaid. Dat de overheid een succesvolle fiscale stimuleringsregeling  onder het mom van “het loopt uit de klauwen” beëindigt, is helaas eerder regel dan uitzondering.

Tot voor kort kon je hele zuinig auto’s zonder belastingen én zonder (of lagere) bijtelling kopen. Goed voor het milieu. Gigantisch succes en daarom weg d’r mee.

Niet echt een fiscale stimuleringsmaatregel, maar wel heel succesvol: het persoonsgebonden budget, het PGB. Doel van die regeling is/was het terugdringen van de wachtlijsten binnen de reguliere instellingen voor gehandicapten en het verruimen van de autonomie en keuzemogelijkheden voor die gehandicapten. Het stelt tienduizenden in staat om min of meer zelfstandig een maatschappelijk volwaardig leven te leiden. Veelal bijgestaan door familie. Ook heel succesvol en ook binnenkort afgeschaft.

Wat moet je nou met zo’n overheid? Wat voor beleid voert ze? Ze streeft sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen na en je mag toch aannemen dat de overheid weet dat die geld kosten. Blijkbaar mag dat juist niet, want ze sloopt de ene succesvolle regeling na de ander. De overheid is zo onbetrouwbaar als de pest, waarvan de horizon niet verder reikt dan een kabinetsperiode van 4 jaar en ook daarvan krijg je al geen garanties.

Onlangs vroeg een cliënt mij hoe hij nu de ov-chipkaart kon vergoeden aan zijn personeel. In deze blog ga ik daar op in.

Belastingvrij onder voorwaarden

De verstrekking/vergoeding van een ov-jaarkaart is belastingvrij, als de kaart maar ‘mede dient voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking’. Het reizen met een ov-chipkaart wordt fiscaal net zo beschouwd als het reizen via het openbaar vervoer, waarvoor achteraf de gemaakte reiskosten worden gedeclareerd (tegen € 0,19/km of de werkelijke, hogere kosten). Maar let wel op, het moet dan enkel gaan om woon-werkverkeer en zakelijke reizen. De ov-chipkaart is dan niets meer dan een elektronische tegoeddrager, net zoals een creditcard. Tot zover niets nieuws onder de zon.

Bewijzen via transactieoverzicht

Wat wel nieuw is, is de bewijslast. Met de ov-chipkaart kan het personeel geen vervoersbewijzen overleggen. De fiscus heeft echter goedgekeurd dat je aan je personeel verstrekte vergoedingen voortaan mag onderbouwen door een transactieoverzicht. Het transactieoverzicht dat is gemaakt door het vervoerbedrijf geldt dan als plaatsbewijs. Hou er wel rekening dat ieder vervoersbedrijf andere termijnen hanteert voor de maximale beschikbaarheid voor de transactieoverzichten. De RET laat bijvoorbeeld maximaal de laatste 10 transacties zien.

De werkkostenregeling gebruiken?

Mijn cliënt vertelde me dat hij álle met de ov-chipkaart gemaakte reizen vergoedt, dus niet alleen die zien op woon-werkverkeer en zakelijke reizen, maar ook de privé-reizen. Dat betekent dat die extra vergoeding feitelijk loon is voor zijn werknemers, waarover belasting moet worden betaald. Daar zat ie niet op te wachten. Maar ik bood hem een oplossing.

Sinds dit jaar is de werkkostenregeling (WKR) in het leven geroepen. Heel kort houdt deze regeling in dat je 1,4% van de loonsom belastingvrij mag vergoeden – de vrije ruimte – zonder dat een verdere onderbouwing nodig is. Zie verder ook mijn eerdere blog “Vrijstellingen en nihilwaarderingen van de werkkostenregeling”.

Natuurlijk zijn er allerlei regels die de WKR nader vormgeven. Eén ervan is dat de zogeheten gerichte vrijstellingen niet onder de vrije ruimte vallen en zij kunnen dus naast de WKR onbelast vergoed worden. De huidige reiskostenvergoeding is zo’n gerichte vrijstelling. Vergoed je meer dan € 0,19/km, dan kan dat onder het WKR-regime niet onbelast blijven. Je moet dan óf je personeel belasten voor die vergoeding, óf je moet 80% eindheffing betalen als je de bovenmatige vergoeding niet bij je personeel belast. Als je echter de vrije ruimte nog niet volledig hebt benut, kan je ervoor kiezen de bovenmatige vergoedingen ten laste van de vrije ruimte te laten komen in plaats van deze bij je personeel te belasten. Dit is niet alleen gunstig voor je personeel, maar ook voor jezelf. Als je namelijk de bovenmatige vergoedingen bij je personeel belast, ben je over dat bedrag het werkgeversdeel van de premies werknemersverzekeringen verschuldigd.

Dus

Als je dit jaar hebt gekozen om niet de WKR toe te passen, heb je helaas geen andere keus om de bovenmatige reiskostenvergoedingen als loon te belasten. Pas je wel de WKR toe, kijk dan eens of er nog vrije ruimte is.

Heb je in de aanloop naar de WKR beoordeeld of je de WKR toepast of dat je nog het oude regime toepast (kan nog t/m 2013)? Ik heb verleden jaar voor een paar bedrijven een paar scans uitgevoerd en aan de hand daarvan bekeken of de WKR voordelig was of niet. Heb je dat niet gedaan en je vindt het wel een goed idee om eens te laten doen, let me know!