In mijn vorige blog “De werkkostenregeling, lachûh of jankûh” kondigde ik al aan dat in een volgende blog wat dieper in zou gaan in gerichte vrijstellingen en hoe je daarmee kan spelen in verband met de 1,4% vrije ruimte.
Welke kosten ook alweer?
Nog effe in het kort. Onder de werkkostenregeling moet je alle kosten goed indelen. Kosten kunnen onder een gerichte vrijstelling vallen, als intermediaire kosten of als werkkosten worden aangemerkt. De eerste 2 kun je onbelast vergoeden en de werkkosten vallen onder het forfait van 1,4% (behalve die werkkosten die op nihil worden gewaardeerd).
Gerichte vrijstellingen
De gerichte vrijstellingen zijn onderverdeeld in 6 categorieën:
- Reiskosten. Laat je je personeel vervoeren per openbaar vervoer, taxi (uitkijken dat je niet wordt getild, verkracht of in mekaar geslagen door de chauffeur, uitzonderingen daargelaten natuurlijk), luchtvaartuig, schip of haal je ze zelf op met je Vito, dan kan je de werkelijk gemaakte kosten hiervoor belastingvrij vergoeden. Voor alle andere vormen van vervoer (auto, fiets, skateboard, kameel etc.) geldt dat je dan maximaal de bekende € 0,19 per kilometer belastingvrij mag vergoeden.
- Tijdelijke, zakelijke verblijfskosten. Denk hierbij aan de Groningse accountant die voor z’n baas op klus is gestuurd bij een klant in Maastricht. Als ie dan een nachtje overblijft in een hotel, kan hij de logieskosten daarvoor onbelast vergoed krijgen (alleen dié kosten en niet ook nog eens die € 150 voor dat leuke Letse hoertje, maar dat moge duidelijk zijn). Ook maaltijden tijdens overwerk, koopavonden, dienstreizen en zo (niet op de werkplek) vallen onder deze rubriek.
- Studiekosten en cursussen (elk aparte categorieën). De vergoeding voor studie, cursussen, congressen en meer van dat soort uitjes inclusief de reis- en verblijfkosten kun je net als nu ook vanaf 2011 belastingvrij vergoeden.
- Zakelijke verhuiskosten. Als je werknemer binnen twee jaar na zijn aanstelling of na overplaatsing verhuist naar een woning binnen een afstand van 10 kilometer van de nieuwe plaats van zijn dienstbetrekking terwijl hij op een afstand groter dan 25 kilometer van deze plaats woonde, mag je maximaal € 7.750 vergoeden vermeerderd met de kosten voor het overbrengen van de inboedel.
- Extraterritoriale (probeer dat maar eens heel snel 10 maal achter elkaar te zeggen…) kosten. Onder andere bekend van de 30%-regeling, waarmee werknemers bepaalde extra kosten wegens hun verblijf in den vreemde onbelast vergoed kunnen krijgen.
Nihilwaarderingen
Alles wat een werknemer nodigt heeft op de werkplek om zijn werk te kunnen uitoefenen, wordt gewaardeerd op nihil. Praktisch kom het erop neer dat de kosten die je daarvoor maakt, zijn vrijgesteld van belastingheffing. Denk hierbij aan het bureau op een kantoor met alles d’r op en d’r aan. Maar ook de bestelauto van een hoefsmid, waarin allerlei gereedschap en hulpmiddelen zijn ingebouwd/ingestouwd is een werkplek.
Het gaat dan vooral om
- echte werkkleding (stadswachtuniformen bijvoorbeeld, daarmee loop je sowieso voor lul, dus die ga je echt niet in je vrije tijd ook nog eens aandoen);
- ter beschikking gestelde hulpmiddelen, zoals iPads en gereedschappen, die voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt (mogen dus mee naar huis);
- ter beschikking gestelde mobiele telefoons, die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt;
- arbovoorzieningen;
- maar ook consumpties onder werktijd, die geen onderdeel vormen van een maaltijd (koffie, warme chocomel of zo’n lekker stuk cake Surabaya).
Het is belangrijk om goed te kijken of je de werkplekvoorzieningen, vergoedt, verstrekt (jij koopt ze en geeft ze in eigendom aan je werknemer) of ter beschikking stelt (dus leent aan). Dus als je per ongeluk aan je werknemer een mobiele telefoon verstrekt, in plaats van dat je het ter beschikking stelt kan ie de sjaak zijn. Een vergoeding of verstrekking van de mobiele telefoon valt namelijk onder het forfait van de werkkostenregeling en blijf je daarmee onder of boven de 1,4%.
Het is trouwens nog wel zo dat je eigen woning onder de werkkostenregeling niét als werkplek wordt beschouwd. Heel lullig, maar daardoor gelden de nihilwaarderingen niet (behalve voor arbovoorzieningen) en vallen alle kosten onder het forfait of onder het loon. Het is denk ik een foutje van de wetgever en misschien wordt dat nog gefixt.
Spelen met de werkkostenregeling
Een belangrijk onderdeel van de werkkostenregeling is het aanwijzen van kostensoorten. Zo moet goed duidelijk zijn wat je onder de gerichte vrijstellingen wilt hebben en wat onder het 1,4%-forfait. Daarom is het zo belangrijk dat je je huidige kostenvergoedingen onder de loep neemt. Misschien kan je niet alles kwijt onder gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen en moet je wat onderbrengen onder het werkkostenforfait.
Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat € 0,19 kilometervergoeding te weinig is en dat € 1,85 beter uitkomt. Dan kan je bekijken of je € 1,66 kwijt kan onder het forfait. Of je kan bekijken of het misschien wel voordeliger is om het als loon in de eindheffing te betrekken.
Ga niet alleen zitten vogelen, maar roep hulp in van een fiscalist. Daar heb je in principe nog tot 1 januari 2014 de tijd voor.
taxpertise
Pingback: Hoe vergoed je reizen met een ov-chipkaart? |